Verantwortlicher im Sinne der Datenschutz-Grundverordnung (DSGVO) ist:

Niklas Schäfers, my booka, Hammstraße 33, 53225 Bonn, E-Mail: info@mybooka.de

my booka ist eine SaaS-Plattform für Booking- und Event-Management. Clubs, Festivals und Veranstaltungsorte („Kunden“) koordinieren darüber die Zusammenarbeit mit Artists und Veranstaltern, u. a. Techrider, Equipment-Zuweisung, Promo-Material und Erinnerungs-E-Mails. Diese Datenschutzerklärung informiert über Art, Umfang und Zweck der Verarbeitung personenbezogener Daten innerhalb der Plattform.

Kunde und Verantwortlicher für die von ihm eingegebenen Daten (z. B. Artist-Kontaktdaten) ist jeweils der einzelne Club/Veranstalter. Der Anbieter von my booka handelt insoweit als Auftragsverarbeiter im Sinne von Art. 28 DSGVO, mit dem Kunden ein Auftragsverarbeitungsvertrag (AVV) abgeschlossen wird.

Die Verarbeitung personenbezogener Daten erfolgt auf Grundlage von Art. 6 Abs. 1 lit. b DSGVO (Vertragserfüllung bzw. vorvertragliche Maßnahmen), Art. 6 Abs. 1 lit. f DSGVO (berechtigtes Interesse, z. B. IT-Sicherheit) sowie ggf. Art. 28 DSGVO im Rahmen der Auftragsverarbeitung für Kunden.

Die Anwendung wird über Vercel Inc. gehostet und bereitgestellt. Beim Aufruf der Plattform werden technisch notwendige Daten (u. a. IP-Adresse, Zeitpunkt der Anfrage, übertragene Datenmenge) in Server-Logfiles verarbeitet, um den Betrieb sicherzustellen. Rechtsgrundlage ist Art. 6 Abs. 1 lit. f DSGVO.

Zur Speicherung sämtlicher Plattformdaten (u. a. Event-, Artist- und Kontaktdaten, hochgeladene Techrider- und Promo-Dateien) wird Supabase (PostgreSQL-Datenbank inkl. Datei-Speicher) eingesetzt. Die Datenverarbeitung erfolgt in einer EU-Region. Mit Supabase besteht ein Auftragsverarbeitungsvertrag.

Für den Versand von Einladungs- und Erinnerungs-E-Mails an Artists und Veranstalter wird der Dienst SendGrid (Twilio Inc.) eingesetzt. Verarbeitet werden dabei E-Mail-Adresse, Name sowie der E-Mail-Inhalt (z. B. Termin- und Aufgabenhinweise). Da Twilio auch außerhalb der EU verarbeitet, erfolgt die Übermittlung auf Grundlage von Standardvertragsklauseln der EU-Kommission bzw. eines vergleichbaren Angemessenheitsmechanismus. Mit SendGrid besteht ein Auftragsverarbeitungsvertrag.

Artists und Veranstalter erhalten über einen personalisierten Zugangslink (Token) Zugriff auf ein Portal, in dem sie u. a. Techrider-Dateien, Kontakt- und Social-Media-Daten sowie Promo-Fotos hinterlegen können. Diese Daten werden ausschließlich zur Organisation der jeweiligen Veranstaltung verarbeitet und sind nur für den zuständigen Club sowie – über read-only Team-Links – für dessen internes Team einsehbar. E-Mail-Adressen, Telefonnummern und interne Notizen werden über Team-Links grundsätzlich nicht angezeigt.

Veranstaltungsdaten werden nach Ablauf der Veranstaltung automatisiert archiviert (nicht mehr im Dashboard sichtbar, 3 Tage nach Veranstaltungsdatum) und 90 Tage nach dem Veranstaltungsdatum inklusive zugehöriger Dateien endgültig gelöscht, sofern keine gesetzliche Aufbewahrungspflicht entgegensteht.

Für den Login-Bereich wird ein technisch notwendiges Session-Cookie (JWT) eingesetzt, das der Authentifizierung dient und keine Trackingzwecke verfolgt. Es werden keine Analyse- oder Marketing-Cookies eingesetzt.

Eine Weitergabe personenbezogener Daten an Dritte erfolgt ausschließlich an die in dieser Erklärung genannten Auftragsverarbeiter (Vercel, Supabase, SendGrid) sowie, sofern gesetzlich vorgeschrieben, an Behörden. Eine Übermittlung zu Werbezwecken findet nicht statt.

Betroffene Personen haben das Recht auf Auskunft (Art. 15 DSGVO), Berichtigung (Art. 16 DSGVO), Löschung (Art. 17 DSGVO), Einschränkung der Verarbeitung (Art. 18 DSGVO), Datenübertragbarkeit (Art. 20 DSGVO) sowie Widerspruch gegen die Verarbeitung (Art. 21 DSGVO). Zudem besteht ein Beschwerderecht bei einer Datenschutzaufsichtsbehörde, z. B. der Landesbeauftragten für Datenschutz und Informationsfreiheit Nordrhein-Westfalen.

Für Anfragen zum Datenschutz wenden Sie sich an: info@mybooka.de